Een rittenregistratie is een overzicht van alle ritten met een voertuig. In Nederland kennen veel ondernemers het om bijtelling voor de inkomstenbelasting of loonbelasting te voorkomen. Voor buitenlandse btw-teruggaaf speelt het een kleinere, maar soms lonende rol: in een paar landen bepaalt het bewijs van zakelijk gebruik hoeveel btw je terugkrijgt.
Wat staat erin?
Per rit:
- datum,
- begin- en eindadres,
- doel van de rit, bijvoorbeeld klant of project,
- gereden kilometers, met beginstand en eindstand,
- zakelijk of privé,
- bij afwijkende routes: de reden.
Een elektronisch systeem met gps (ritregistratiekastje of app) maakt het makkelijker en betrouwbaarder. Het moet volledig en controleerbaar zijn.
Waar het verschil maakt
| Land | Zonder registratie | Met bewijs van volledig zakelijk gebruik |
|---|---|---|
| België, bestelbus | 85% | Tot 100% |
| Finland, personenauto | 0% op brandstof, tol, parkeren en onderhoud | 100% |
| Polen, bestelbus | 50% | 100%, als de bus is aangemeld met formulier VAT-26 en een kilometeradministratie wordt bijgehouden |
In de meeste andere landen hangt het percentage alleen af van het soort voertuig, niet van het gebruik. Een rittenregistratie verandert daar niets aan. Zie voertuigcategorieën.
België
Voor lichte vrachtauto's (bestelbussen tot 3,5 ton) hanteert België een forfait van 85% bij overwegend zakelijk gebruik. Kun je met een rittenregistratie aantonen dat de bus alleen zakelijk wordt gebruikt, dan kan 100%. Bron: circulaire 2015/C/36 van de FOD Financiën. Lees btw terugvragen uit België.
Finland
Finland laat de kosten van een personenauto alleen toe bij volledig zakelijk gebruik. Voor een huurauto op zakenreis is dat makkelijk aan te tonen. Voor je eigen auto die ook privé wordt gebruikt, meestal niet. Zie btw terugvragen uit Scandinavië.
Polen
In Polen kan een voertuig tot 3,5 ton voor 100% aftrekbaar zijn als het alleen zakelijk wordt gebruikt, het is aangemeld met formulier VAT-26 en er een kilometeradministratie wordt bijgehouden. Voor een buitenlandse ondernemer die alleen teruggaaf vraagt en niet in Polen is geregistreerd, is die aanmelding in de praktijk lastig. Ga daarom uit van 50%. Lees btw terugvragen uit Polen.
Wanneer loont het?
Een rittenregistratie bijhouden kost tijd of een abonnement. Voor de buitenlandse teruggaaf loont het vooral als je met bestelbussen veel in België rijdt. Het verschil tussen 85% en 100% op diesel, tol, parkeren en onderhoud kan per bus een paar honderd euro per jaar zijn. Heb je de registratie al voor de inkomstenbelasting, dan is het meegenomen.
Veelgestelde vragen
Heb ik een rittenregistratie nodig voor buitenlandse btw-teruggaaf?
Meestal niet. In een paar landen, zoals België bij bestelbussen en Finland bij personenauto's, kan het meer opleveren.
Hoeveel btw krijg ik terug op een bestelbus in België met rittenregistratie?
Tot 100%, als je aantoont dat de bus alleen zakelijk wordt gebruikt. Zonder dat bewijs 85%.
Telt een rittenregistratie voor de bijtelling ook voor de btw?
Het is hetzelfde soort administratie. Een volledige en controleerbare registratie kun je voor beide gebruiken.