Een week in Lissabon voor een beurs of een klantbezoek in Porto levert minder btw op dan je zou denken. Portugal sluit een groot deel van de typische reiskosten uit van aftrek: het hotel, het eten, de taxi en alles rond een gewone personenauto. Wat wel terugkomt, is de toegang tot een beurs, een deel van de diesel en, voor transporteurs, vrijwel alles. Het verschil tussen een aanvraag die iets oplevert en een die wordt afgewezen, zit hier vooral in weten wat je niet moet opnemen.
De regels staan in artikel 21 van de Portugese btw-wet, het Código do IVA (CIVA). Portugal past die beperkingen ook toe op buitenlandse ondernemers die via de teruggaafprocedure btw terugvragen. Het volledige overzicht per soort kosten staat op de pagina btw terugvragen uit Portugal.
Wat Portugal wel en niet teruggeeft
| Kosten | Personenauto | Bestelbus | Vrachtwagen |
|---|---|---|---|
| Toegang beurs of congres | 100% | 100% | 100% |
| Hotel | 0% (25% bij beurs of congres) | idem | idem |
| Maaltijden | 0% (25% bij beurs of congres) | idem | idem |
| Diesel, lpg, aardgas | 50% | 50% | 100% |
| Benzine | 0% | 0% | 0% |
| Huur, onderhoud, parkeren, tol | 0% | 100% | 100% |
| Taxi, trein, vliegtuig | 0% | 0% | 0% |
Het standaardtarief op het vasteland is 23%. Hotels rekenen 6% en eten in een restaurant 13%, terwijl alcohol en frisdrank aan tafel onder 23% vallen. Op Madeira en de Azoren gelden lagere tarieven. Omdat hotel en eten toch grotendeels zijn uitgesloten, maakt het tarief daar voor je teruggaaf weinig uit.
Hotel en eten: alleen bij een beurs of congres
Voor een gewone zakenreis is het simpel: de btw op het hotel en op maaltijden krijg je in Portugal niet terug. Dat geldt voor jezelf, je personeel en zeker voor een etentje met klanten.
Er is één uitzondering die er in de praktijk toe doet. Neem je deel aan een beurs, congres, seminar of vergelijkbaar evenement, dan is 25% van de btw op verblijf en maaltijden aftrekbaar. Voorwaarde is dat je het verblijf en de maaltijden zelf rechtstreeks bij de leverancier hebt geboekt. Een pakket via een reisbureau valt daarbuiten, omdat een reisbureau meestal onder de margeregeling factureert en er dan geen aftrekbare btw op de factuur staat.
Bewaar daarom bij je hotelfactuur ook het bewijs dat je aan het evenement deelnam, zoals de bevestiging van je registratie of de factuur van je toegangskaarten. Vraagt de Portugese belastingdienst om aanvullende informatie, dan heb je dat meteen bij de hand.
Beurskosten: wat er op de factuur staat
De toegangskaarten voor een beurs of congres krijg je volledig terug. Op de toegang tot een evenement zit de btw van het land waar het evenement plaatsvindt, dus Portugese btw.
Standhuur en standbouw zijn een ander verhaal. Een Portugese beursorganisatie of standbouwer die aan een Nederlandse ondernemer factureert, berekent in de regel geen Portugese btw: de btw is naar jou verlegd en geef je aan in je Nederlandse aangifte. Staat er toch Portugese btw op, dan krijg je die via de teruggaaf niet terug, omdat hij niet verschuldigd was. Vraag dan een gecorrigeerde factuur. Hoe dat zit, lees je in btw terugvragen na een beurs en bij btw verlegd in het buitenland.
Met de auto door Portugal
Rijd je met een gewone personenauto, dan blijft er weinig over. Huur van een personenauto, onderhoud, parkeren en tol zijn uitgesloten. Alleen brandstof levert iets op, en dan nog alleen diesel, lpg, aardgas en biobrandstof: daarvan is 50% van de btw aftrekbaar. Op benzine krijg je niets terug. Tank je dus in Spanje of Portugal op weg naar een klant, dan maakt de brandstofsoort echt verschil.
Met een bestelbus ligt het gunstiger. Huur, onderhoud, parkeren en tol zijn volledig aftrekbaar, en diesel en lpg voor de helft. Benzine blijft ook voor een bestelbus uitgesloten. Welk voertuig als bestelbus telt, lees je bij voertuigcategorieën.
Voor een vrachtwagen boven 3,5 ton is Portugal juist ruim. Diesel is volledig aftrekbaar, net als tol, parkeren en reparaties. Voor transporteurs op de route naar het zuiden van het Iberisch schiereiland kan de Portugese teruggaaf dus flink oplopen, zeker met de tolwegen rond Lissabon en Porto. Laat de tol op naam van je bedrijf factureren, via je tolbadge of de factuuroptie van de tolexploitant. Meer daarover in btw op diesel en tol voor transportbedrijven.
Taxi, trein en vliegtickets
Zakenreizen zelf zijn in Portugal uitgesloten van aftrek. Op een taxirit of treinkaartje zit wel btw, maar die komt niet terug. Binnenlandse vluchten binnen Portugal hebben btw, internationale vluchten niet. Ook die binnenlandse btw is niet aftrekbaar. Laat deze bonnen dus buiten je aanvraag, dan voorkom je vragen en afwijzingen.
De factuur: vraag om je btw-nummer
In Portugal vraagt de kassa bijna altijd: "Contribuinte?" Daarmee wordt je fiscale nummer bedoeld. Voor je bedrijf geef je dan je Nederlandse btw-identificatienummer en de bedrijfsnaam op. Zonder die gegevens staat de factuur niet op naam van je bedrijf, en dan is hij voor de teruggaaf niet bruikbaar. Portugal kent geen ruime grens voor kassabonnen zoals Duitsland die heeft. Zie ook vereenvoudigde factuur en kassabon.
Portugese leveranciers melden hun facturen aan de belastingdienst, en een factuur heeft een unieke code. Dat maakt het voor de Portugese fiscus makkelijk om te zien of een factuur echt bestaat en op welk btw-nummer hij staat. Een bon zonder jouw gegevens achteraf laten aanpassen lukt daarom niet altijd. Regel het dus aan de balie, op het moment zelf.
Portugal vraagt bij een teruggaafverzoek geen kopieën van de facturen mee. Je neemt de gegevens per factuur over in het portaal en bewaart de originelen of de pdf's in je administratie, voor het geval er later vragen komen.
Rekenvoorbeeld: twee collega's naar een beurs in Lissabon
Twee medewerkers vliegen naar Lissabon voor een beurs van drie dagen. Ze boeken zelf twee hotelkamers voor drie nachten, eten buiten de deur, nemen een paar taxi's en kopen twee toegangskaarten.
| Kosten | Btw | Terug |
|---|---|---|
| Hotel, 6 kamernachten (6%) | €47,55 | €11,89 (25%) |
| Maaltijden (13%) | €34,51 | €8,63 (25%) |
| Taxi's | €4,53 | €0 |
| Toegangskaarten (23%) | €18,70 | €18,70 |
| Totaal | €105,29 | €39,22 |
Van ruim honderd euro Portugese btw komt net geen veertig euro terug. Dat ligt onder het minimum van €50 voor een jaaraanvraag. Een losse aanvraag voor alleen deze reis heeft dus geen zin. Tel alle Portugese kosten van het jaar bij elkaar en dien na afloop van het jaar één aanvraag in. Komt het totaal ook dan niet boven de €50 uit, dan is Portugal voor jou niet de moeite. Zie minimumbedrag en kwartaal- of jaaraanvraag.
Voor een transportbedrijf ziet het er heel anders uit. Een vrachtwagen die 400 liter diesel tankt voor €640 inclusief btw, betaalt daarover €119,67 Portugese btw, en die komt volledig terug. Een paar ritten per maand en de teruggaaf over een jaar loopt in de duizenden euro's.
Waar het bij Portugal misgaat
De meest gemaakte fout is de hotelrekening opnemen alsof Portugal net zo werkt als Duitsland of Spanje. Bij een gewone zakenreis keurt Portugal die volledig af, en een aanvraag vol uitgesloten kosten trekt aandacht. Neem een hotel alleen op als het bij een beurs of congres hoort, en dan voor 25% van de btw.
Een tweede valkuil is benzine. Wie met een benzineauto rijdt, neemt de tankbonnen vaak toch mee, maar in Portugal is benzine voor geen enkel voertuig aftrekbaar. Bij diesel moet je bovendien zelf de helft van de btw invullen als aftrekbaar bedrag, niet het volle bedrag. Het portaal rekent dat niet voor je uit.
De derde is de factuur zonder btw-nummer. Een bon met alleen "Consumidor final" erop is een factuur aan een particulier, en daarop krijg je niets terug.
Zo dien je in
Je vraagt de Portugese btw terug via het portaal van de Nederlandse Belastingdienst, met een apart verzoek voor Portugal. De Belastingdienst stuurt het door naar de Portugese belastingdienst, de Autoridade Tributária e Aduaneira. De uiterste datum is 30 september van het jaar na de kosten. Per factuur kies je een kostencode en vul je het aftrekbare deel in. Hoe dat werkt, staat in het portaal stap voor stap.
Wil je eerst weten wat je Portugese bonnen opleveren voordat je tijd in een aanvraag steekt, doe dan de gratis btw-scan. Nutback past de Portugese beperkingen per bon toe en laat zien of je boven het minimum uitkomt.
Veelgestelde vragen
Kan ik btw op een hotel in Portugal terugvragen?
Bij een gewone zakenreis niet. Neem je deel aan een beurs, congres of seminar en heb je het hotel zelf rechtstreeks geboekt, dan is 25% van de btw aftrekbaar.
Krijg ik btw op diesel in Portugal terug?
Voor een personenauto en een bestelbus 50% van de btw op diesel, lpg en aardgas. Voor een vrachtwagen boven 3,5 ton 100%. Benzine is voor geen enkel voertuig aftrekbaar.
Zit er btw op de tol in Portugal en krijg ik die terug?
Op de Portugese tol zit btw. Met een personenauto krijg je die niet terug. Met een bestelbus of vrachtwagen wel volledig, mits de tol op naam van je bedrijf is gefactureerd.
Moet ik kopieën van Portugese facturen meesturen?
Nee. Portugal vraagt bij het teruggaafverzoek geen kopieën. Bewaar de facturen wel, want de Portugese belastingdienst kan er later om vragen.
Wat moet ik zeggen als de kassa om mijn contribuinte vraagt?
Geef je Nederlandse btw-identificatienummer en de naam van je bedrijf. Dan staat de factuur op naam van het bedrijf en kun je hem gebruiken voor de teruggaaf.